Process for CJPH special supplementary issues/Processus pour les numéros supplémentaires spéciaux de la RCSP

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Supplements to the Canadian Journal of Public Health: Background Information and Submission Process (la version française suit)

The Canadian Journal of Public Health (CJPH) is dedicated to fostering excellence in public health research, scholarship, policy and practice. The aim of the Journal is to advance public health research and practice in Canada and around the world, thus contributing to the improvement of the health of populations and the reduction of health inequalities.

In addition to its 6 regular issues, the Canadian Journal of Public Health (CJPH) can publish up to a maximum of 3 sponsored supplementary issues per year.

A CJPH supplement provides an opportunity for an organization or a group of organizations to have a number of related papers considered for peer review and, if successful, published together in a professional, scientific, fully-indexed journal. (Please see the Special Sections & Special Supplements page of the CJPH website for samples of published CJPH supplements.)

Supplement projects submitted for consideration must contribute to CJPH’s mission and to furthering knowledge in the subject area. Individual papers composing the projected supplement must be sufficiently research-oriented to lend themselves to a peer-review process.

The organizations requesting consideration of a supplement are responsible for securing funding to cover all costs of the supplement.

General Details

Supplement material can be provided for consideration in either English or a combination of English and French, as preferred by the customer.

CJPH supplements are published as online editions. Print copies for the customer’s own distribution purposes can be requested at the outset and the cost will be factored into the overall cost of the supplement.

Supplements are scheduled on a first-come, first-served basis, based on the date of acceptance of the final set of peer-reviewed manuscripts. Supplements typically take 6-7 months from receipt of original material to publication.

Supplement manuscripts are sent for external peer review, typically to two reviewers with expertise in the subject area. Final decision rests with the Editor-in-Chief. In the interest of encouraging quick acceptance of review requests and keeping the review process brief, supplement reviewers are given an honorarium of $200 each for completion of a review on a quick turnaround basis.

Translations can either be provided by the customer, or CJPH can do the translation and bill this cost separately from the other costs of the supplement (which are invoiced by Springer Nature, publisher). The minimum requirement is that the article abstracts and keywords be translated.

Manuscripts submitted for a supplement must conform to the word counts stipulated in the section descriptions on the journal site (see CJPH Instructions for Authors).

For a Quote

In order to come up with a quote for a proposed supplement, we would need to know:

  • proposed number of articles as well as estimated total page count, including editorial items like Foreword or Introduction or Editorial;
  • the amount of translation (full; or abstracts and keywords only);
  • approximate date the material would be submitted for consideration of peer review;
  • whether print copies will be required, and if so, how many copies;
  • whether you wish to publish the full supplement or select articles of the supplement open access with Springer Open Choice;
  • whether you wish to include colour in the print version (if print issues are ordered); the cost is higher for colour vs. black & white.

The cost of a supplement varies depending on the above variables. A cost estimate can be generated upon request. Customers are responsible for covering all costs of a supplement. Note that the bulk of the supplement cost will be invoiced by Springer Nature. The Canadian Public Health Association will separately bill the customer for the cost of reviewer honoraria (at $200/ea.) and for any translation provided by CJPH.

Submission Process

  1. Send by e-mail to cjph@cpha.ca an overview of the topic and content of the proposed supplement. Generally, a brief description as well as a draft table of contents, including authors’ names, are requested.
  2. CJPH editors review the material for suitability and if the concept is deemed appropriate, give the approval for submission of a more detailed table of contents, which would include: authors’ names; submission category for each paper; and an abstract for each paper.
  3. If the topic and proposed material is deemed suitable for the journal, a price quote can be agreed to following the criteria described above.
  4. After authorization from the Senior Editor responsible for supplements, authors can submit manuscripts through the journal’s website following CJPH Instructions for Authors.
  5. CJPH will inform the contact person (for the proposed supplement) of the decision and will advise them of the process going forward.

For further information or if you have any questions about the CJPH Supplements process, please do not hesitate to contact Karen Craven, CJPH Managing Editor (Tel. 613-725-3769, ext. 179).

Suppléments de la RCSP : Informations de base et processus de soumission

La Revue canadienne de santé publique (RCSP) se consacre à promouvoir l’excellence dans la recherche, les travaux d’érudition, les politiques et les pratiques de santé publique. Son but est de faire progresser la recherche et les pratiques de santé publique au Canada et dans le monde, contribuant ainsi à l’amélioration de la santé des populations et à la réduction des inégalités de santé.

En plus de ses six numéros ordinaires, la RCSP peut publier jusqu’à trois numéros supplémentaires fondés par année.

Un supplément de la RCSP offre la possibilité à un organisme ou à un groupe d’organismes de faire évaluer par des pairs plusieurs articles connexes et, s’ils sont acceptés, de les faire publier ensemble dans une revue scientifique professionnelle entièrement indexée. (Vous trouverez des exemples de suppléments publiés dans la RCSP en consultant la section Sections spéciales et Numéros supplémentaires du site Web de la Revue.)

Les projets de suppléments qui sont soumis doivent contribuer à la mission de la RCSP et à l’avancée des connaissances dans le domaine. Chacun des articles qui composent le projet de supplément doit être suffisamment axé sur la recherche pour se prêter à un processus d’évaluation par les pairs.

Il incombe aux organismes qui proposent un supplément d’obtenir le financement nécessaire pour en couvrir tous les coûts.

Renseignements généraux

Le contenu du supplément proposé peut être soumis en anglais, ou bien dans une combinaison d’anglais et du français, au choix du client.

Les suppléments de la RCSP sont publiés en ligne. Au début du processus, le client peut en demander des exemplaires imprimés à distribuer lui-même; ce coût est alors pris en compte dans le coût total du supplément.

Les suppléments sont programmés selon l’ordre d’arrivée, d’après la date d’acceptation de l’ensemble définitif de manuscrits évalués par les pairs. Les suppléments prennent généralement de 6 à 7 mois à produire, de la réception du contenu original à la publication.

Les manuscrits du supplément sont envoyés pour évaluation externe par les pairs, généralement à deux évaluateurs spécialistes du domaine. La décision finale appartient à la rédactrice en chef. Dans l’intérêt d’encourager des acceptations rapides des demandes d’évaluation des manuscrits et de maintenir bref le processus de l’évaluation, chaque évaluateur du supplément reçoit un honorarium du montant de CAD 200$ pour l’achèvement de l’évaluation dans un délai rapide.

Les traductions sont soit fournies par le client, soit assurées par la RCSP, auquel cas les coûts de traduction s’ajoutent aux autres coûts de production du supplément. Au minimum, le résumé et les mots-clés de chaque article doivent être traduits.

Les manuscrits proposés pour un supplément doivent respecter le nombre de mots stipulé dans les descriptions de sections sur le site de la Revue (voir les Directives aux auteurs).

Préparation d’une estimation du coût

Pour pouvoir préparer une estimation du coût d’un supplément proposé, nous avons besoin de savoir:

  • quel sera le nombre d’articles total, en incluant le contenu rédactionnel comme la Préface, l’Introduction ou l’Éditorial;
  • quelle sera l’envergure de la traduction (supplément au complet ou résumés et mots clés seulement);
  • quand approximativement les manuscrits seront soumis pour examen aux fins de l’évaluation par les pairs;
  • s’il faudra publier des exemplaires écrits, et si oui, combien;
  • si vous voulez publier accès ouvert le supplément au complet ou bien des articles spécifiques avec l’option Springer Open Choice;
  • si vous voulez inclure couleur dans la version imprimée (si versions imprimées sont demandées); il coûte plus cher pour la couleur v. noir&blanc.

Le coût d’un supplément varie en fonction des variables ci-dessus. Une estimation du coût peut être générée sur demande. Tous les coûts du supplément sont à la charge du client. Veuillez noter que la majorité du coût du supplément sera facturée par Springer Nature. L’Association canadienne de santé publique facturera séparément le client pour le coût des honoraria (CAD 200$/chacun) ainsi que la traduction par la RCSP (CAD 0,32$/mot) s’il y en a.

Processus de soumission

  1. Le proposant envoie par courriel à cjph@cpha.ca un aperçu du sujet et du contenu du supplément proposé. De façon générale, nous demandons une brève description et une table des matières préliminaire incluant les noms des auteurs.
  2. La rédaction de la RCSP examine ce contenu pour déterminer s’il convient; si le concept est jugé approprié, le proposant est invité à soumettre une table des matières plus détaillée incluant : les noms des auteurs; la catégorie de soumission de chaque article; et un résumé de chaque article.
  3. Si le sujet et le contenu proposé sont jugés à propos pour la revue, une estimation du coût peut être convenue selon les critères décrits ci-haut.
  4. Quand le rédacteur responsable des suppléments a donné son autorisation, les auteurs peuvent soumettre leurs manuscrits sur le site Web de la Revue en respectant les Directives aux auteurs.
  5. Le personnel de rédaction de la RCSP communique la décision au sujet de l’évaluation par les paires à la personne-ressource du supplément proposé et lui indique le processus pour la suite des choses.

Si vous voulez en savoir davantage ou si vous avez des questions concernant le processus des suppléments de la RCSP, nous vous invitons à contacter la rédactrice-gérante, Karen Craven (tél. 613-725-3769, poste 179).