Compliance Management bei Springer

© strixcode/fotolia [m]Springer will mehr als sich nur an Gesetze halten. Mit dem 2009 eingeführten Verhaltenskodex legt Springer deswegen Prinzipien fest, die über das geltende Recht hinausgehen und ethische Grundsätze in die tägliche Arbeit integrieren.

Das Compliance-Management bei Springer stellt sicher, dass alle Regeln eingehalten werden („compliance“ steht im Englischen für das Einhalten von Regeln oder für Regelkonformität).

Das Fünf-Punktesystem besteht aus:
1.    Compliance-Büro & Hinweisgebersystem

2.    Das Richtlinien-System von Springer

3.    Interne Schulung und Kommunikation

4.    Berichterstattung und Compliance-Prüfung

5.    Verhaltenskodex für Zulieferer und Geschäftspartner

Das Fünf-Punktesystem dient dazu, die Springer-Gruppe noch effizienter sowohl vor materiellen Schäden als auch vor immateriellen Schäden zu schützen. Weitere Risiken werden minimiert, indem die Organisations- und Überwachungspflichten von Mitarbeitern zunehmen. Übrig bleiben dann allein unvorhersehbare Risiken für das Unternehmen, wie menschliches Versagen oder bewusstes Fehlverhalten.

1. Compliance-Büro & Hinweisgebersystem 

Dr. Thomas Thiekötter ist der Ombudsmann bzw. der Compliance Officer (CO) von Springer Science+Business Media und steht allen Mitarbeitern und Geschäftspartnern rund um den Globus als Ansprechpartner zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt er die Geschäftsführung in allen Fragen, die das Compliance-Management betreffen. Vor allem geht es darum, das Unternehmen vor Betrug zu schützen und der Diskriminierung vorzubeugen.

Dr. Thomas Thiekötter hat einen direkten Zugang zum Audit Committee des Unternehmens und sorgt dafür, dass jeder Unstimmigkeit und jedem Verdacht auf einen Gesetzesverstoß entsprechend nachgegangen wird.

Zusätzlich haben alle Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden die Möglichkeit, sich an die Rechtsanwältin Elke Schaefer zu wenden. Als neutrale und externe Compliance-Beauftragte ist sie – ebenso wie Dr. Thomas Thiekötter – zur Verschwiegenheit verpflichtet und wird alle Informationen absolut vertraulich behandeln.

Um die frühzeitige Aufdeckung von Risiken und Missständen weiter zu stärken und somit Springer vor materiellen und immateriellen Schäden zu schützen, wurde zusätzlich ein professionelles Hinweisgebersystem eingeführt. Das sogenannte BKMS-Portal ist eine digitale Anlaufstelle für Informanten. Sie steht allen Mitarbeitern und Geschäftspartnern von Springer zur Verfügung, um Rat zu suchen, Beschwerden zu adressieren oder auf Verstöße gegen den Verhaltenskodex hinzuweisen. Informationen können direkt an Dr. Thomas Thiekötter oder alternativ an die externe Ombudsfrau, Frau Elke Schaefer, gesendet werden.

2. Das Richtlinien-System von Springer

Das Richtlinien-System von Springer umfasst lokale und globale Richtlinien sowie den Verhaltenskodex (Code of Conduct).
Der Verhaltenskodex enthält übergeordnete rechtliche und ethische Prinzipien, die für alle Springer-Mitarbeiter aller Hierarchieebenen weltweit gültig sind.

In den globalen und lokalen Richtlinien sind detaillierte und auf die einzelnen Länder und Abteilungen zugeschnittene Regelungen aufgeführt. Darüber hinaus finden sich hier Bestimmungen für spezielle Transaktionen.

3. Interne Schulung und Kommunikation

Springer informiert seine Mitarbeiter über das Compliance-Management mit Hilfe unterschiedlicher Kanäle und Medien.

Alle Informationen und Dokumente finden Sie im Intranet von Springer. Videos erläutern auf anschauliche Weise die Grundlagen des Verhaltenskodex und einige wichtige globale Richtlinien.

Darüber hinaus wurde eine digitale Lernplattform entwickelt, um Mitarbeiter im Wettbewerbs- und Kartellrecht zu schulen.

Der Ombudsmann von Springer, Dr. Thomas Thiekötter, bietet Schulungen an allen Standorten an, damit Mitarbeiter vor Ort über das Compliance Management von Springer und deren Inhalt informiert sind.

4. Berichterstattung und Compliance-Prüfung

Zweimal im Jahr erstellt Springer einen Compliance-Bericht, der Informationen aus dem Hinweisgebersystem zusammenfasst und einen Überblick über die laufende Arbeit gibt. Der Bericht wird an Springer Eigentümer, BC Partners, an Springer Management Board und an externe Wirtschaftsprüfer versendet.

Die Geschäftsführung wird auf Grundlage dieses Berichts die Effektivität und Effizienz des Compliance-Managements prüfen.

In den letzten Jahren hat Springer sein Compliance-Management kontinuierlich kritisch hinterfragt. Schritt für Schritt wurden Prozesse und Instrumente verbessert und an die wachsenden Anforderungen angepasst. Dadurch hat Springer das Bewusstsein für Umwelt-, Sicherheits- und Gesundheitsstandards geschärft und dafür gesorgt, dass der Verhaltenskodex auf einem hohen Niveau bleibt. Springer wird das Compliance-Management auch in Zukunft weiter ausbauen und die Qualität kontinuierlich verbessern.

5. Verhaltenskodex für Zulieferer und Geschäftspartner

Springer erwartet, dass sich Lieferanten und Geschäftspartner mit dem Supplier Code of Conduct vertraut machen und sich an die darin festgelegten Umwelt-, Sicherheits- und Gesundheitsstandards halten.

Die Lieferanten erhalten den Supplier Code of Conduct per Email. Zusätzlich führt Springer regelmäßige Prüfungen durch, die die Einhaltung des Kodex sicherstellen. Dies kann entweder in Form einer verpflichtenden Erklärung durch die Lieferanten oder durch erfahrene Prüfer von Springer vor Ort erfolgen.